Zo rock jij een functioneringsgesprek
Wat is het en hoe bereid je het goed voor?
Is het tijd voor je functioneringsgesprek? Spannend, zeker als het je eerste is bij een nieuwe werkgever. Gelukkig wordt zo’n gesprek een stuk minder spannend met de juiste tips en tricks. Volg onze stappen voor een geslaagd functioneringsgesprek.
1. Wat is een functioneringsgesprek?
In een functioneringsgesprek vertelt je werkgever wat hij of zij van jouw functioneren vindt. Maar het werkt 2 kanten op. Jij mag in dit gesprek ook vertellen wat jij vindt van je werk, bijvoorbeeld over je taken of hoe je wordt aangestuurd. Een functioneringsgesprek klinkt spannend, maar het is niet per se iets negatiefs. Dit is een goed moment om het te hebben over zaken als een vast contract, een opleidingstraject, meer thuiswerken of een hoger salaris. En om die afspraken ook meteen op papier vast te leggen. Je kunt er dus zelf veel uit halen.
2. Het verschil tussen een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek
Meestal heb je 1 keer per jaar een functioneringsgesprek en 1 keer per jaar een beoordelingsgesprek. Dit zijn twee verschillende soorten gesprekken. Je beoordelingsgesprek werkt maar 1 kant op: je leidinggevende beoordeelt jou. Bijvoorbeeld hoe jij je werk doet en hoe je met collega’s omgaat.
Afspraken over dit soort gesprekken kun je opzoeken in je cao. Hier staat ook of je functioneringsgesprek verplicht is en of je mag weigeren. Vaak is zo’n gesprek in ieder geval 1 keer per jaar verplicht.
3. Hoe bereid je je voor op een functioneringsgesprek?
Het is belangrijk dat je niet onvoorbereid bij je functioneringsgesprek neerploft. Zonde ook, want je kan er veel positiefs voor jezelf uithalen. Met deze tips ben je goed voorbereid:
- Bedenk wat je uit het gesprek wil halen en maak een lijstje. Wat wil je zelf graag bespreken en op papier krijgen? Ook kun je van tevoren aan je leidinggevende vragen welke onderwerpen besproken gaan worden. Zo kun je alvast bedenken wat jouw standpunt of mening over die zaken is.
- Jij hebt beter zicht op je werk dan je leidinggevende. Zet daarom ook je successen en valkuilen van het afgelopen jaar op papier. Grote projecten en mooie samenwerkingen, maar ook dingen die minder goed gingen en beter kunnen. Wat heb je geleerd en hoe ga je het in het vervolg aanpakken?
- Vraag je directe collega’s wat ze van jouw functioneren vinden. Zo ontdek je meteen waar anderen jou goed in vinden en wat er nog beter kan. Hier kun je zelf mee aan de slag, maar je kunt het ook met je baas bespreken. De feedback van je collega’s kun je verzamelen door gewoon een gesprek aan te gaan of bijvoorbeeld met een 360 graden formulier speciaal voor feedback.
- In dit gesprek mag je dus ook jouw leidinggevende feedback geven. Vind je dit lastig? Oefen het gesprek van tevoren even met een vriend of familielid. Vraag of je verhaal begrijpelijk was en wat er beter kan.
- Denk verder dan het hier en nu. Wat zijn je plannen en dromen voor de toekomst? Wil jij je verder ontwikkelen of zie je een andere functie wel zitten?
'Ik werkte pas net bij een theatergroep als administratief medewerker, maar had al snel door dat de baan niet mijn ding was. Sterker nog, ik ging op veel dagen met tegenzin naar mijn werk. Na een half jaar had ik een functioneringsgesprek. Mijn baas begon het gesprek: ‘En als we nou eens even niet praten over wat ik wil en verwacht, maar over wat jij wilt? Wil jij nog werken in deze functie of denk je eigenlijk dat je beter ergens anders past?’ Dat was echt te gek. Het gaf me de ruimte om te vertellen wat ik wilde en waar ik van droomde. Het liefst wilde ik andere taken, maar daar was binnen deze theatergroep geen plek voor. We hebben toen samen besloten dat ik zou stoppen om ergens anders wel te gaan doen wat mij gelukkig maakte. Ik hield een heel goed gevoel over aan dit gesprek, al liep het anders dan verwacht.' - Zarah (28), nu tournee leider
4. Tips om echt iets uit je functioneringsgesprek te halen
Je hebt nu bedacht wat je wil bespreken of vragen. Heel goed! Nu is het belangrijk om te bedenken hoe je dat vraagt. Je houding en de manier waarop je communiceert, is daarbij heel belangrijk. Aan deze tips heb je vast iets:
- Zorg dat je je gedachten en gevoelens dicht bij jezelf houdt.
Wel: ‘Ik voel dit (…) en daarom wil ik graag (...)’
Niet: ‘Jij geeft mij niet de kans om (...) te doen.’ - Denk en praat in oplossingen. Vertel wat jou goede stappen of juiste oplossingen lijken.
- Krijg je kritiek op je functioneren? Schiet dan niet in de verdediging. Vraag door als dingen niet duidelijk zijn en vraag om voorbeelden. Bespreek daarna hoe je het beter kan doen.
- Natuurlijk mag je het ook zeggen als je het er niet mee eens bent. Zorg dan dat je jouw argumenten op een rijtje hebt of vraag of je hier later op terug mag komen, omdat je er even over na moet denken.
- Vul geen dingen in voor de ander, maar vraag het als iets niet duidelijk is.
- Praat rustig en duidelijk. Word je ergens emotioneel over? Vraag dan om een momentje om tot rust te komen.
- Zorg dat je een open houding hebt. Dus niet met je armen over elkaar!
Wacht niet tot een functioneringsgesprek als er er echt iets goed misgaat op de werkvloer. Bijvoorbeeld als je gepest wordt of je niet veilig voelt. Stap in dat geval eerder naar je leidinggevende of naar een vertrouwenspersoon.
'Bij onze organisatie is inclusiviteit de kern. Deelnemen aan de maatschappij, ondanks wie je bent of wat je achtergrond is. Dat sijpelt ook door in de organisatie van de werkgever. We werken bijvoorbeeld met een cyclus waarin doelen worden gesteld en vooral wordt gekeken naar kwaliteiten. Een leidinggevende noemen we bijvoorbeeld ook geen manager, maar een coach. Dat merk je ook bij functioneringsgesprekken. In zo’n gesprek heb ik de leiding en kan ik als persoon zeggen wat ik belangrijk vind en hoe ik mij wil ontwikkelen. Mijn coach geeft goede tips, stuurt en 'ziet' mij. Je bent geen nummertje, maar er is ruimte voor wat ik belangrijk vind. Ontzettend fijn!' - Fieke (33), begeleider leer/werk-team. Werkt met kinderen die extra zorg nodig hebben en mensen met afstand tot de arbeidsmarkt/beperking in de horeca.
5. Zorg dat alles goed in het verslag staat
Na het functioneringsgesprek maakt je leidinggevende een verslag. Hier staat alles in wat er besproken is en de afspraken die zijn gemaakt. Bij een functioneringsgesprek heb je inspraak in dat verslag. Dat betekent dat je aanvullingen mag doen en kan vragen of dingen anders opgeschreven kunnen worden. Het is belangrijk dat je allebei tevreden bent met het verslag. Je kunt er bijvoorbeeld in de toekomst nog eens op terugvallen als die extra opleiding of nieuwe functie weer ter sprake komt. Ben je het ergens toch niet mee eens? Dan kun je dat laten noteren in je personeelsdossier.
Bij een beoordelingsgesprek heb je geen inspraak in het verslag, want dit is een eenzijdig gesprek. Het verslag van een beoordelingsgesprek krijg je vaak alleen ter informatie. Je kunt er alleen op reageren als er feitelijke onjuistheden in staan.
6. Aan de slag na het functioneringsgesprek
Negatieve feedback is nooit leuk, maar wel handig om jezelf te verbeteren. Ga na het functioneringsgesprek daarom met nieuwe energie aan de slag. Houd ondertussen in een document bij wat je doet om jezelf te verbeteren en waaraan anderen (je leidinggevende) dat kunnen zien.
Plan ook meteen een nieuwe, tussentijdse afspraak voor over een paar maanden in. Spreek af dat je dan met je leidinggevende zal bespreken hoe jij dingen hebt verbeterd en of je leidinggevende ook de afspraken nakomt. Dit is geen functioneringsgesprek, maar een bilateraal overleg (bila). Een informeel gesprekje om te bespreken hoe het gaat. Elkaar een update gegeven? Top, plan je meteen weer zo’n gesprekje voor over een paar maanden. Zo houd je in de gaten of iedereen z’n afspraken wel nakomt.
'Ik werkte bij een landelijke krant toen ik tijdens het functioneringsgesprek te horen kreeg dat iedereen ontevreden over mij was. Volgens mijn leidinggevende, die op persoonlijk niveau een hekel aan mij had, moest ik mij snel aanpassen anders zou ik het einde van het jaar niet halen. Er zouden klachten over mij binnengekomen zijn. Ik snapte er niks van en maakte een rondje langs mijn collega’s om feedback te halen. Toen ontdekte ik dat er helemaal niemand over me geklaagd had. Mijn leidinggevende had dus gelogen. Een paar maanden later werd ze, volkomen terecht, ontslagen.' - Nard (31), journalist
Je hebt nu alle tips in handen om van jouw functioneringsgesprek een succes te maken en er alles uit te halen wat voor jou belangrijk is. Succes! Heb je nog vragen? Stuur Laura of een van onze andere collega's een appje!
