Een collega vervangen in de vakantie
Zo is werk overnemen een makkie!
Je collega’s zetten hun vakantiedagen in en vertrekken met het gezin voor een wekenlange vakantie. En jij? Jij bent starter. Je zit eindelijk niet meer vast aan schoolvakanties en bent juist van plan om door te werken. Dat maakt je de aangewezen persoon om het werk van je collega’s over te nemen. Geen paniek! Na het lezen van dit stappenplan is dat een eitje.
1. Zorg voor duidelijkheid
Je wil je werk natuurlijk zo goed mogelijk doen en dat geldt ook voor taken die je erbij neemt. Zorg dus dat je alles op tijd hebt en alles duidelijk is. Vraag je collega om een duidelijke overdracht, neem deze goed door en wees niet bang om vragen te stellen. Wat verwacht je collega van jou en andersom? Bespreek van tevoren welke zaken prioriteit hebben en wat best even kan wachten. Loop eventueel een middagje met de collega mee om alvast wat feeling met zijn of haar taken te krijgen.
2. Doe alleen wat je kan
Neem niet te veel werk op je nek en doe alleen wat haalbaar is. Je kunt taken van je collega overnemen, maar het is natuurlijk niet de bedoeling dat je opeens 20 uur extra moet werken om alles af te krijgen. Naast je eigen baan nóg een hele baan draaien is geen optie. Probeer dat dus ook niet. Neem ook geen taken over die je niet kunt of die niet bij je functie passen. Vraagt je collega te veel? Geef dan aan dat je niet zoveel kunt doen en stel voor dat er meer collega’s bij worden gehaald om de taken te verdelen.
Heb je het al druk en zie je het niet zitten om nog meer taken op je te nemen? Geef dit dan gewoon bij je collega en leidinggevende aan. Het overnemen van taken moet er niet voor zorgen dat bij jou de werkdruk te hoog oploopt. Samen kun je vast een oplossing bedenken of een andere collega vragen. Het is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van je baas dat het werk van alle werknemers goed verloopt, niet die van jou alleen.
3. Maak duidelijke afspraken
Met een goede overdracht zou je alles in handen moeten hebben om de taken van je collega over te nemen en goed uit te voeren. Toch kan er altijd iets misgaan of toch nog onduidelijk zijn. Bespreek van tevoren wat je in dit soort gevallen moet doen. Wat is een noodgeval en wat niet? Wanneer en hoe is je collega te bereiken? Zorg dat dit soort dingen duidelijk zijn voor jullie allebei. Scheelt een hoop frustratie en verwarring!
4. Weet wat je mag verwachten
Als je extra taken overneemt tijdens de vakantie van een collega, doe je dat onder je eigen contract. Dat betekent dus dat je de taken doet binnen de werkuren die je normaal ook al maakt. In dat geval krijg je niet extra betaald. Lukt het niet binnen die uren en vind je het zelf niet erg om extra te werken? Vraag je werkgever dan of je overuren mag maken. Daar hoort dan wel een compensatie bij. Als een collega langere tijd op reis gaat of een sabbatical neemt en jij ook voor langere tijd extra taken en meer verantwoordelijkheid krijgt, kun je ook om een salarisverhoging vragen bij je baas.
Daarnaast zal je collega je natuurlijk dankbaar zijn als jij taken overneemt én die ook nog eens goed uitvoert. Je hoeft geen bergen cadeaus en liefdevolle speeches te verwachten, maar je collega zal dit zeker onthouden en de volgende keer ook voor jou klaarstaan!
5. Lever het werk ook weer netjes in
Houd tijdens de vakantie van je collega een document bij met updates en schrijf aan het eind een terugoverdracht. Hierin beschrijf je per taak of project wat er is gebeurd, waar de moeilijkheden zaten en wat de status nu is. Ga samen met je collega zitten en neem het document door. Zo kan je collega snel weer aan de slag en rond jij alles netjes af. Jij blij en je collega blij.
Als het goed is ben je er nu helemaal klaar voor om taken over te nemen van je vakantievierende collega. Succes! En geniet ook nog een beetje van je zomer!
